PRIVACYREGLEMENT
Privacyreglement Face to Face - Bartels coaching en bedrijfsmaatschappelijk werk
Gevestigd te Over de Vesten 1, 3116 AD te Schiedam.
Bartels coaching/ bedrijfsmaatschappelijk werk hanteert bij de uitvoering van haar werkzaamheden dit privacyreglement en werkt binnen de kaders van de beroepscode van de ABVC ( algemene beroepsvereniging van Counseling). Het privacyreglement dient de bescherming van de privacy van klanten. De volgende persoonsgegeven (kunnen) worden geregistreerd en verwerkt:
Beperkte contactgegevens van medewerkers/coachees die in begeleiding zijn
Voor- en achternaam
E-mailadres
Prive telefoonnummer
Werk telefoonnummer
De volgende gegevens worden soms verwerkt (afhankelijk van afspraken met de opdrachtgever/werkgever):
Leeftijd
Functie
Afdeling
Organisatieonderdeel
Naam leidinggevende
In ziektewet of niet op moment van aanmelding (is de hulp preventief of curatief)
Het doel van de verwerking van bovenstaande gegevens is het contact kunnen opnemen voor het maken of wijzigen van afspraken en het toesturen van documenten. Bij sommige opdrachtgevers wordt de naam van de medewerker in de vorm van afkortingen genoemd op de factuur.
De grondslag voor deze gegevensregistratie en –verwerking is het zelf verstrekken van deze gegevens of expliciete toestemming van de medewerker aan de verwijzer (leidinggevende, HR, bedrijfsarts) om deze gegevens te delen. De verantwoordelijkheid voor expliciete toestemming ligt dan bij de verwijzer. Verwijzer wordt er expliciet op gewezen dat hiervoor instemming en toestemming moet zijn van betrokken medewerker. Daarnaast hebben wij deze gegevens nodig voor de uitvoering van onze overeenkomst.
Bewaartermijn: alle bovenstaande gegevens kunnen op schrift en digitaal bewaard worden. De gegevens worden tot 2 kalenderjaren na afronding van een traject bewaard. Daarna worden deze door Bartels Coaching vernietigd.
Derde partijen: Bartels Coaching behandelt alle informatie over individuele cliënten, die zij ten behoeve van de uitvoering van een met opdrachtgever gesloten contract verkrijgt, vertrouwelijk. Persoonsgegevens worden niet zonder schriftelijke toestemming van klanten aan derden of onbevoegden verstrekt. Gespreksaantekeningen worden in het geheel niet aan derden verstrekt.
Rechten: coachees en werknemers hebben te allen tijde recht op inzage van hun persoonlijke dossier (persoonsgegevens, intakeverslag, eindverslag). Bezwaar: Het staat de medewerker vrij om bezwaar te maken en bepaalde gegevens niet te verstrekken of te laten wijzigen of verwijderen. Dit kan men mondeling of schriftelijk aangeven. Bewaartermijn: alle bovenstaande gegevens kunnen op schrift en digitaal bewaard worden. De gegevens worden tot 2 kalenderjaren na afronding van een traject bewaard. Daarna worden deze gegevens door Bartels Coaching vernietigd.
Doel van deze aantekeningen is enkel het eigen gebruik van de betrokken hulpverlener met het oog op goede uitvoering van de overeenkomst.
Bezwaar
Het staat de medewerker vrij om bezwaar te maken en bepaalde gegevens niet te verstrekken of te laten wijzigen of verwijderen. Dit kan men mondeling of schriftelijk aangeven. De gegevens zullen op verzoek worden overgedragen in een gangbare vorm die door de meeste systemen te openen zal zijn. Ook kan men bezwaar indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens van opdrachtgevers
Van opdrachtgevers worden de volgende gegevens verwerkt: Naam contactpersoon, mailadressen betrokkenen, adresgegevens van locaties.
Doel: De uitvoering van de opdracht en facturering voor geleverde diensten.
De grondslag voor deze gegevensregistratie en –verwerking is het verstrekken en openbaar maken hiervan door de opdrachtgever. De opdrachtgever krijgt de gelegenheid bezwaar te maken en aanpassingen op de inhoud te krijgen.
Bewaartermijn: alle bovenstaande gegevens kunnen op schrift en digitaal bewaard worden. De gegevens worden bewaard zolang de opdrachtgever geen bezwaar maakt, doch uiterlijk 5 jaar na afronden van een laatste opdracht. Daarna worden deze door Bartels coaching vernietigd.
Gegevens van websitebezoekers
Een contactformulier verzamelt naam en mailadres van personen die dit gebruiken. Deze worden alleen gebruikt om gestelde vragen te kunnen beantwoorden.
Doelen
De gegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:
· Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als het traject is afgerond of bij
een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete
toestemming.
· Voor het gebruik voor waarneming, tijdens afwezigheid.
· Of voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.
· In het geval de opdrachtgever een derde partij (bv. werkgever) is, wordt op de factuur
aan opdrachtgever uw naam of kenmerk en de datum van het consult vermeld.
· Een klein deel van de gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële
administratie, zodat Bartels Coaching en/of haar administrateur een factuur kan opstellen.
Bartels coaching/ bedrijfsmaatschappelijk werk bewaart de gegevens in het betreffende klantdossier, dat kan zowel op schrift als digitaal zijn. Zij neemt zodanige maatregelen dat deze gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor de medewerker(s) die belast zijn met de uitvoering van de werkzaamheden. Devices (laptop, iPad, telefoon) waarop gegevens bewaard worden en programma’s waarmee gewerkt wordt (excel, word, pdf), zijn beschermd met wachtwoorden en worden niet voor andere doeleinden of door anderen gebruikt.
Verwerkers: Instanties aan wie een wettelijke verplichting is tot het delen van gegevens (belastingdienst) of noodzakelijke betrokkenen voor de bedrijfsvoering (hosting, mailprovider, externe adviseurs en opdrachtgevers) krijgen zo minimaal mogelijk privacy gevoelige gegevens door.
Privacyreglement Face to Face - Bartels coaching en bedrijfsmaatschappelijk werk
Gevestigd te Over de Vesten 1, 3116 AD te Schiedam.
Bartels coaching/ bedrijfsmaatschappelijk werk hanteert bij de uitvoering van haar werkzaamheden dit privacyreglement en werkt binnen de kaders van de beroepscode van de ABVC ( algemene beroepsvereniging van Counseling). Het privacyreglement dient de bescherming van de privacy van klanten. De volgende persoonsgegeven (kunnen) worden geregistreerd en verwerkt:
- beperkte contactgegevens van coachees en medewerkers die in begeleiding zijn;
- intakeverslag en eindverslag van coachees en medewerkers die in begeleiding zijn;
- gespreksaantekeningen over de gesprekken met coachees en medewerkers die in begeleiding zijn;
- contactgegevens van opdrachtgevers .
Beperkte contactgegevens van medewerkers/coachees die in begeleiding zijn
Voor- en achternaam
E-mailadres
Prive telefoonnummer
Werk telefoonnummer
De volgende gegevens worden soms verwerkt (afhankelijk van afspraken met de opdrachtgever/werkgever):
Leeftijd
Functie
Afdeling
Organisatieonderdeel
Naam leidinggevende
In ziektewet of niet op moment van aanmelding (is de hulp preventief of curatief)
Het doel van de verwerking van bovenstaande gegevens is het contact kunnen opnemen voor het maken of wijzigen van afspraken en het toesturen van documenten. Bij sommige opdrachtgevers wordt de naam van de medewerker in de vorm van afkortingen genoemd op de factuur.
De grondslag voor deze gegevensregistratie en –verwerking is het zelf verstrekken van deze gegevens of expliciete toestemming van de medewerker aan de verwijzer (leidinggevende, HR, bedrijfsarts) om deze gegevens te delen. De verantwoordelijkheid voor expliciete toestemming ligt dan bij de verwijzer. Verwijzer wordt er expliciet op gewezen dat hiervoor instemming en toestemming moet zijn van betrokken medewerker. Daarnaast hebben wij deze gegevens nodig voor de uitvoering van onze overeenkomst.
Bewaartermijn: alle bovenstaande gegevens kunnen op schrift en digitaal bewaard worden. De gegevens worden tot 2 kalenderjaren na afronding van een traject bewaard. Daarna worden deze door Bartels Coaching vernietigd.
Derde partijen: Bartels Coaching behandelt alle informatie over individuele cliënten, die zij ten behoeve van de uitvoering van een met opdrachtgever gesloten contract verkrijgt, vertrouwelijk. Persoonsgegevens worden niet zonder schriftelijke toestemming van klanten aan derden of onbevoegden verstrekt. Gespreksaantekeningen worden in het geheel niet aan derden verstrekt.
Rechten: coachees en werknemers hebben te allen tijde recht op inzage van hun persoonlijke dossier (persoonsgegevens, intakeverslag, eindverslag). Bezwaar: Het staat de medewerker vrij om bezwaar te maken en bepaalde gegevens niet te verstrekken of te laten wijzigen of verwijderen. Dit kan men mondeling of schriftelijk aangeven. Bewaartermijn: alle bovenstaande gegevens kunnen op schrift en digitaal bewaard worden. De gegevens worden tot 2 kalenderjaren na afronding van een traject bewaard. Daarna worden deze gegevens door Bartels Coaching vernietigd.
Doel van deze aantekeningen is enkel het eigen gebruik van de betrokken hulpverlener met het oog op goede uitvoering van de overeenkomst.
Bezwaar
Het staat de medewerker vrij om bezwaar te maken en bepaalde gegevens niet te verstrekken of te laten wijzigen of verwijderen. Dit kan men mondeling of schriftelijk aangeven. De gegevens zullen op verzoek worden overgedragen in een gangbare vorm die door de meeste systemen te openen zal zijn. Ook kan men bezwaar indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens van opdrachtgevers
Van opdrachtgevers worden de volgende gegevens verwerkt: Naam contactpersoon, mailadressen betrokkenen, adresgegevens van locaties.
Doel: De uitvoering van de opdracht en facturering voor geleverde diensten.
De grondslag voor deze gegevensregistratie en –verwerking is het verstrekken en openbaar maken hiervan door de opdrachtgever. De opdrachtgever krijgt de gelegenheid bezwaar te maken en aanpassingen op de inhoud te krijgen.
Bewaartermijn: alle bovenstaande gegevens kunnen op schrift en digitaal bewaard worden. De gegevens worden bewaard zolang de opdrachtgever geen bezwaar maakt, doch uiterlijk 5 jaar na afronden van een laatste opdracht. Daarna worden deze door Bartels coaching vernietigd.
Gegevens van websitebezoekers
Een contactformulier verzamelt naam en mailadres van personen die dit gebruiken. Deze worden alleen gebruikt om gestelde vragen te kunnen beantwoorden.
Doelen
De gegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:
· Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als het traject is afgerond of bij
een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete
toestemming.
· Voor het gebruik voor waarneming, tijdens afwezigheid.
· Of voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.
· In het geval de opdrachtgever een derde partij (bv. werkgever) is, wordt op de factuur
aan opdrachtgever uw naam of kenmerk en de datum van het consult vermeld.
· Een klein deel van de gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële
administratie, zodat Bartels Coaching en/of haar administrateur een factuur kan opstellen.
Bartels coaching/ bedrijfsmaatschappelijk werk bewaart de gegevens in het betreffende klantdossier, dat kan zowel op schrift als digitaal zijn. Zij neemt zodanige maatregelen dat deze gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor de medewerker(s) die belast zijn met de uitvoering van de werkzaamheden. Devices (laptop, iPad, telefoon) waarop gegevens bewaard worden en programma’s waarmee gewerkt wordt (excel, word, pdf), zijn beschermd met wachtwoorden en worden niet voor andere doeleinden of door anderen gebruikt.
Verwerkers: Instanties aan wie een wettelijke verplichting is tot het delen van gegevens (belastingdienst) of noodzakelijke betrokkenen voor de bedrijfsvoering (hosting, mailprovider, externe adviseurs en opdrachtgevers) krijgen zo minimaal mogelijk privacy gevoelige gegevens door.